Getting Things Done, la méthode de David Allen, n'est pas un cadre de gestion de projet : c'est une méthode de gestion de ses propres engagements, professionnels comme personnels, que le livre revendique explicitement comme telle. J'ai eu envie de la transposer dans Odoo, pour moi et pour certains de mes clients qui tournent déjà dessus. Voici comment elle s'articule avec les tâches, les projets et les activités déjà en place, sans rien ajouter à côté.
- Zéro abonnement supplémentaire : la méthode s'appuie sur les tâches, projets et activités déjà présents dans Odoo.
- Fin de la ressaisie entre un outil de tâches à part et les données clients déjà dans l'ERP.
- Une vue unique de ce qui est en cours, y compris ce qui a été délégué à un collaborateur.
Introduction : une méthode simple pour qui perd le fil de ses tâches au quotidien
Un mail client qui attend une réponse depuis trois jours. Une relance à faire à un sous-traitant, notée sur un post-it qui a disparu. Un devis à chiffrer, coincé entre deux réunions. Si cette liste vous parle, vous n'avez pas un problème d'outil, vous avez un problème de méthode.
Getting Things Done (GTD) répond exactement à ça. David Allen ne l'a pas conçue comme un cadre de gestion de projet : il la présente comme « une méthode de gestion de vos activités éprouvée et performante », applicable, selon ses mots, « à toutes les tâches qui vous incombent dans votre vie personnelle et professionnelle ». Il ne fait d'ailleurs aucune distinction entre travail et vie personnelle ; tout y est du même ordre : des engagements à clarifier, organiser et exécuter. La méthode a plus de vingt ans, affinée au fil de ce que l'auteur décrit comme « tant d'années de travail avec des milliers de professionnels ».
Ce n'est donc pas une méthode d'ERP, ni une fonctionnalité à activer. C'est une discipline personnelle qui vient se poser par-dessus ce qui existe déjà : vos projets, vos clients, vos devis, tout ce qu'Odoo gère très bien de son côté. La question n'est pas de choisir entre Odoo et une méthode de productivité personnelle : c'est de faire tenir la seconde dans le premier, comme je le recommande déjà pour cadrer l'architecture d'un projet Odoo avant d'en choisir les outils.
Ce que dit vraiment la méthode GTD
La méthode n'est pas née dans un livre : David Allen l'a construite au fil de son travail de coach en productivité, à partir du début des années 1980, avant de la publier en 2001 sous le titre Getting Things Done, traduit en français par S'organiser pour réussir.
Cinq étapes, pas une astuce de productivité
On résume souvent GTD à la règle des deux minutes : si une action prend moins de deux minutes, on la fait tout de suite. C'est vrai, mais très réducteur : ce n'est qu'un embranchement dans un processus en cinq étapes, du recueil de ce qui vous occupe l'esprit jusqu'au choix de l'action à mener maintenant.
- 1 Capturer : tout sortir de sa tête, sans trier, dans une boîte d'entrée unique.
- 2 Clarifier : décider ce que chaque élément signifie et quelle action il appelle.
- 3 Organiser : ranger la décision dans le bon réceptacle.
- 4 Réviser : repasser le système régulièrement pour qu'il reste fiable.
- 5 S'engager : choisir, à l'instant présent, l'action la plus pertinente.
Le reste de cet article suit ce fil, étape par étape : ce qui se passe dans Odoo à chacune des cinq.
Ce qui est fixe, ce qui s'adapte à chacun
Un point compte avant de configurer quoi que ce soit : tout n'est pas à personnaliser dans GTD. Le livre distingue sept catégories d'éléments à suivre (projets, documents annexes, actions datées, actions suivantes, éléments en attente, documents de référence, éléments un jour peut-être), présentées comme un socle fixe, valable pour n'importe quel lecteur.
Les contextes (les listes « Appels », « Ordinateur », etc.) sont une tout autre affaire. Allen le dit lui-même : « vous trouverez sans doute des titres de listes qui vous conviennent », en précisant que leur nombre dépend du volume d'actions à suivre et de la fréquence à laquelle on change réellement de contexte.
Le statut (fixe)
- Les catégories qui organisent chaque élément (Action suivante, En attente, Un jour peut-être...)
- Valables pour n'importe quel lecteur, n'importe quel métier
Le contexte (adaptable)
- Les étiquettes qui décrivent où et comment agir
- À tailler sur son propre volume d'activité, pas sur un modèle standard
Cette distinction structure directement la mise en place dans Odoo : le statut devient une étape de kanban, le contexte devient une étiquette.
Capturer : une boîte d'entrée unique dans Odoo
La capture n'a qu'une règle : un seul point d'entrée, où tout atterrit sans tri. Le critère de choix, dans Odoo, n'est pas la richesse fonctionnelle : c'est le nombre de gestes qui séparent l'idée de son enregistrement. Une capture qui demande cinq clics ne se fait pas, et l'élément retourne dans votre tête.
Première option, l'app To-Do. C'est la plus propre sur le papier : les étapes y sont personnelles, chaque utilisateur a les siennes, et aucun projet parasite ne vient s'ajouter à côté de vos vrais chantiers. Le frein est ailleurs : la capture se fait très souvent en mobilité, donc depuis l'application Odoo, qu'il faut avoir installée, et il faut compter quatre ou cinq clics avant de pouvoir écrire la première lettre.
Seconde option, l'alias mail sur un projet dédié. Un mail envoyé à l'adresse du projet crée la tâche, sans ouvrir Odoo. C'est le mode de capture le plus rapide qui existe : vous écrivez depuis votre client mail, en deux gestes, où que vous soyez. Le prix à payer est un projet supplémentaire dans votre liste, et une question d'organisation à trancher : un projet de capture par utilisateur, ou un projet commun si vous êtes peu nombreux.
C'est cette seconde option que j'ai retenue pour les exemples qui suivent.
Clarifier : l'arbre de décision qui trie chaque tâche
L'ordre des questions, toujours le même
Chaque élément de la boîte d'entrée passe par les mêmes questions, posées dans le même ordre. La première : cet élément demande-t-il une action ? Si oui, il faut identifier laquelle, et une fois cette action nommée, David Allen ne laisse que trois issues possibles : « la faire » si elle prend moins de deux minutes, « la déléguer » si vous n'êtes pas la personne la mieux placée, « la différer » dans tous les autres cas.
Sept questions binaires, huit destinations, aucune ambiguïté : c'est toute la mécanique de la clarification. La branche gauche traite ce qui n'appelle aucune action, la branche droite ce qui en appelle une.
Traduit dans Odoo, chaque destination correspond à un objet précis, jamais à une étape de kanban improvisée.
Chaque destination, son objet Odoo
- Moins de deux minutes : l'action est faite immédiatement, la tâche est archivée dans la foulée
- Date ou heure imposée : Calendrier, ou activité avec échéance sur la tâche
- L'action revient à un tiers : étape En attente, avec une activité programmée qui porte la relance
- Tous les autres cas : étape Action suivante
Les documents de référence et les pièces annexes, eux, ne sont jamais des tâches. Ce sont des pièces jointes sur la fiche concernée, ou un espace de documentation à part.
Organiser : ranger la décision au bon endroit
Étapes et étiquettes : deux dimensions qu'on ne confond pas
Prenons une tâche réelle : Appeler le fournisseur de réglisse pour le tarif 2026. Deux informations la concernent, et elles ne répondent pas à la même question.
L'étape dit où en est la tâche. Ici, Action suivante : elle m'appartient, rien ne la bloque. Une tâche n'a qu'une étape à la fois, et elle change de colonne dès que sa situation change — le jour où j'attends un devis du fournisseur, elle passe En attente.
L'étiquette dit dans quelles conditions je peux l'exécuter. Ici, Appel : il me faut un téléphone et cinq minutes devant moi. Cette information ne bouge pas quand la tâche avance, et rien n'interdit d'en poser plusieurs.
| Étape | Étiquette | |
|---|---|---|
| Sur notre exemple | Action suivante | Appel |
| Répond à la question | Où en est cette tâche ? | Dans quelles conditions puis-je la faire ? |
| Combien par tâche | Une seule | Autant que nécessaire |
| Change quand | La situation évolue | Presque jamais |
Une erreur revient souvent quand on transpose GTD dans un outil de gestion : caler des horizons de temps (« Cette semaine », « Ce mois ») en guise d'étapes. Ce ne sont pas des statuts GTD, ce sont des dates, elles appartiennent à l'agenda, pas au kanban.
Les quatre étapes à créer, et rien de plus
Les étapes traduisent l'arbre de clarification, une pour une. Il n'en faut pas davantage : toute étape supplémentaire finit par recouvrir une information que porte déjà un champ natif.
Les étapes du kanban
- Inbox : le sas de capture, jamais un lieu de séjour
- Action suivante : à moi, rien ne bloque
- En attente : la prochaine action revient à un tiers
- Un jour peut-être : incubation sans date connue
Pas de cinquième étape « Terminé » : dans Odoo, une tâche achevée se ferme en basculant son état sur Fait, directement depuis la carte du kanban. L'état et l'étape sont deux champs distincts, inutile de mobiliser une colonne entière pour une information que le premier porte déjà.
Le cas En attente : qui porte la relance
C'est l'étape qui demande le plus de rigueur, parce qu'une tâche y disparaît si personne ne porte le rappel. Le principe : la tâche est assignée à celui dont vient l'action attendue, et une activité programmée porte la relance, avec son échéance.
Une nuance pratique qui change la configuration : une activité Odoo ne se programme que sur un utilisateur interne. Si vous attendez un collègue, assignez-lui l'activité, la relance est chez lui. Si vous attendez un client ou un fournisseur, qui n'est pas utilisateur de votre base, l'activité reste sur vous — c'est une relance à faire, pas une tâche à déléguer. Dans les deux cas, quelque chose est programmé, et c'est tout ce qui compte : rien ne dort sans réveil.
Les étiquettes : à tailler sur mesure
Côté étiquettes, la règle est inverse des étapes : Allen fixe un seuil concret : en dessous de vingt-cinq actions suivantes en cours, « une liste unique "Actions suivantes" peut suffire », donc aucune étiquette n'est nécessaire. Au-delà, il propose sept catégories courantes : Appels téléphoniques, À l'ordinateur, Courses, Au bureau, À la maison, À voir avec, Lire/Revoir.
Transposées à une activité de service, six suffisent généralement : Appels, Ordinateur, Déplacement, Bureau, À voir avec, Lire/Revoir. Une seule par tâche : le projet et la personne concernée sont déjà portés par les champs Projet et Assigné à, les redoubler en étiquette ne sert à rien.
Où s'arrête GTD : la frontière avec la vie du projet
C'est la question qui décide si le système tient ou s'effondre : ces quatre étapes doivent-elles exister partout, ou seulement dans le projet de capture ?
Seulement dans le projet de capture. Les étapes GTD servent à classer, pas à suivre. Une fois la tâche clarifiée et affectée à son chantier, elle rejoint le cycle de vie de ce chantier (À faire, En cours, Livré, ce que vous avez défini) et cesse de relever de GTD.
Répliquer Action suivante et En attente dans tous les projets. Vous écraseriez le workflow de livraison de chaque chantier avec un vocabulaire d'organisation personnelle, et vous perdriez l'information qui compte pour le client : où en est le livrable.
Cette frontière n'est pas un compromis technique, c'est le cœur du sujet.
GTD est une méthode de travail, pas une méthode de suivi de projet. Elle traite la question « qu'est-ce que je fais de cet élément qui vient d'arriver », pas la question « où en est cette mission », et c'est précisément parce qu'elle ne prétend pas répondre à la seconde qu'elle peut cohabiter avec ce qui existe déjà.
C'est la même logique de séparation des responsabilités qui explique pourquoi les projets ERP échouent rarement pour des raisons techniques.
Ce qui reste durablement dans le projet GTD, ce sont les tâches sans chantier de rattachement : administratif, veille, gestion courante. Le projet de capture n'est donc pas qu'un sas : il est aussi le domicile permanent de tout ce qui n'a pas de client en face.
Réviser et s'engager : tenir le système dans la durée
Vider l'inbox chaque jour, revoir le système chaque semaine
Deux rythmes coexistent, ils ne se remplacent pas. La boîte d'entrée se vide au jour le jour, et David Allen est direct là-dessus : « si elles vidaient complètement leur boîte de réception tous les jours ou tous les deux jours, [les gens] n'auraient pas ce besoin névrotique de vérifier en permanence. » Le rythme exact, chaque soir ou tous les deux jours, se cale sur le volume réel : une boîte qui reçoit dix éléments par jour se vide le soir même, une boîte plus calme peut attendre.
La revue hebdomadaire, elle, ne trie pas la boîte d'entrée : elle repasse tout le système. Ce n'est pas la même opération, et la confondre avec le tri quotidien est une autre source de dérive.
Un filtre, tous les projets, une seule revue
Puisque les tâches se dispersent dans les chantiers dès qu'elles sont clarifiées, la revue ne peut pas se contenter du kanban GTD. Il faut une vue qui traverse tout, et elle se construit depuis le menu Tâches, en vue liste, sur Toutes les tâches.
| Réglage | Valeur |
|---|---|
| Filtre | Créé par est égal à mon utilisateur |
| Filtre | Créé le est dans les 7 derniers jours |
| Groupement | Projet, puis Priorité |
| Colonnes | Projet, Assignés, Date limite, Priorité, Activité suivante |
Le groupement par projet permet de vérifier, chantier par chantier, que chacun porte encore au moins une action vivante, le second temps de la revue hebdomadaire. La priorité en second niveau ordonne ensuite la lecture à l'intérieur de chaque chantier.
La colonne Activité suivante est celle qu'il ne faut pas oublier d'afficher. C'est elle qui distingue une tâche en attente d'une tâche à faire : une Action suivante n'attend rien ni personne, tandis qu'une tâche En attente porte une activité de relance avec son échéance. Et depuis cette même colonne, une relance se replanifie ou s'ajoute sans ouvrir la tâche.
Une remarque sur la fenêtre temporelle. Un filtre sur les sept derniers jours répond à la question « qu'est-ce qui est entré cette semaine », ce qui est utile mais n'est pas la revue. Passez une seconde fois sans ce critère de date : c'est ce second passage qui fait remonter la tâche ouverte depuis trois semaines, oubliée, que la fenêtre glissante masque par construction.
Le filtre, enregistré en favori, devient l'écran d'ouverture de la revue, un signal fiable mais partiel. La revue complète repasse aussi la liste des chantiers eux-mêmes, l'agenda passé et futur, et la liste Un jour peut-être.
Les trois temps de la revue hebdomadaire
- Être au clair : collecter ce qui traîne, vider la boîte mail à zéro
- Être à jour : le filtre de tâches, la liste des chantiers, l'agenda
- Être créatif : relire Un jour peut-être, laisser venir les idées nouvelles
Ce qui reste hors d'Odoo : horizons 2 à 5
S'engager, la dernière étape, consiste à choisir l'action du moment selon quatre critères, dans cet ordre précis : le contexte, le temps disponible, l'énergie disponible, puis seulement la priorité. Les deux premiers sont déjà couverts : étiquette de contexte, filtre de revue. Les deux derniers restent une affaire de jugement, pas de configuration.
Le livre situe ce choix dans un modèle à six niveaux, du Terrain, les actions du quotidien, jusqu'à l'Horizon 5, la raison d'être. Deux seulement ont un objet Odoo qui leur corresponde, et ce sont les deux du bas.
Cette forme n'est pas décorative : elle dit l'ordre dans lequel s'y prendre. Allen recommande explicitement de commencer par le bas, pas par le haut — maîtriser le Terrain et l'Horizon 1 avant de se soucier du reste. Un système d'organisation qui commence par la raison d'être et redescend produit de belles intentions et une boîte d'entrée pleine.
Rien dans Odoo ne remplace la réflexion des quatre niveaux supérieurs, et c'est très bien ainsi : elle ne se configure pas, elle se pense.
Coût : un projet de capture, quatre étapes, un filtre à enregistrer ; zéro licence en plus, les mécanismes utilisés ici sont ceux du module Project standard.
Risque : la discipline, pas la technique. Une boîte d'entrée qu'on cesse de vider redevient une pile, et le système perd la fiabilité qui fait tout son intérêt.
Bénéfice : un seul système qui porte à la fois les tâches et les données métier ; zéro ressaisie entre deux outils.
Ce qu'il faut retenir
GTD n'est pas une fonctionnalité Odoo, ni un module à installer. C'est une méthode de gestion de ses propres engagements, professionnels et personnels, qui vient se poser sur les tâches, les étapes et les activités déjà disponibles dans Odoo, à condition de tenir une frontière : les étapes GTD classent ce qui arrive, elles ne suivent pas la vie des projets.
La méthode n'a pas besoin d'Odoo pour fonctionner. Elle a fait ses preuves sur des milliers de personnes bien avant qu'un ERP existe pour l'accueillir, et elle continuera à fonctionner sur papier ou dans n'importe quel autre outil. Pour qui gère déjà ses clients et ses projets dans Odoo, elle s'installe simplement sur ce qui tourne déjà, sans rien à porter en plus.